随着科技的发展，企业间竞争的加剧，企业规模越来越状大，人员越来越多，企业办公成本也为之上涨。据统计，在绝大多数的办公环境中，文本打印的成本占到了行政开支成本的15%，如果不对终端用户使用打印机进行控制，这一数字还将继续上升。

　　在网络打印环境中，打印机的硬件利用率得以大大提高，很大程度上节约了打印输出的成本。但无论是网络操作系统，还是一般的网络管理软件，都不能提供全面的打印作业跟踪及控制功能（如：每个人的打印量、每台打印机的纸张消耗及碳粉用量等），因此浪费打印资源的可能性仍然存在。

　　在绝大多数的企业中，由于无法分别跟踪多个人或多个部门共享使用打印资源，使得个别部门或个别人的浪费行为影响到整个企业，不仅严重影响了企业资源的有效利用，而且还助长了不负责任的浪费风气盛行。更令人担心的是，目前虽然大多数企业都已经认识到确实有浪费的情况发生，却既没有办法统计到准确的数量，又没有办法控制和避免其发生。

　　Macro 4 企业的信息后勤部长Michael Brand 说：“多余的打印不仅仅是一种环境问题。一张打印纸的成本是纸张本身的5～10 倍。” IDC 最近公布的一份白页报告显示，打印管理能够最多提高30% 的效率。IDC 还表示，真正的输出管理可以提供极大的成本节约，这家公司同时建议，利用更加有效率的部署，企业能够提高40%的效率。Kyocera Mita 的Rawling Church 认为，管理打印内容，同时相应改变用户的打印习惯可以极大的节约成本。

　　“越来越多的公司正在将注意力放在数据保护和规范上，但他们对办公室日常的纸张打印不太重视。”OKI公司的服务与方案部门的主任David Wilson 说：“打印成本是最后一个成本堡垒，这是因为，许多企业不了解自己用于打印的费用究竟是多少。”因此，毫无节制的打印时代将很快成为过去。

　　现代企业技术含量越来越高，企业间的竞争也越来越激烈，那么技术的保密性要求也越来越高，对于移动存贮器，Email等的管理也越来越完善，但是对于打印文档却无法管理，导制机密文档外泄，给企业造成巨大损失。——于是节约办公成本，细化打印管理开始受到了现代企业的重视。